Het was een roerige tijd in de aanloop naar en voorbereiding op de algemene ledenvergadering van 2 december 2023. Gelukkig hebben we Gerrit van Hofwegen mogen benoemen tot nieuwe voorzitter.
Procedure aankondiging alv
De nieuwe statuten vereisen dat de aankondiging van de alv (algemene ledenvergadering) toch echt in persoon wordt gedaan. De huidige praktijk van publiceren op de website van de club en een aantal maanden achter elkaar de uitnodiging en agenda plaatsen in ons clubblad kon niet volstaan. Deze werkwijze moest dus veranderen en dat hebben we gedaan. Maar het was te laat voor het meenemen in het publicatieschema van het clubblad.
Dus hebben we een online campagne uitgevoerd, keurig volgens de AVG-voorschriften. Leden waarvan we geen e-mailadres kenden, hebben we een fysieke brief met uitnodiging gestuurd. Leden waarvan het e-mailadres niet meer bestond, hebben we diezelfde brief gestuurd. De e-mailadressen die wel bruikbaar leken, hebben binnen 24 uur geleid tot meer dan 1.000 keer openen van het bericht. We hadden een mooie opkomst bij de alv. Dit is beslist een mooi tussenresultaat, maar het was wel een hoop werk voor de secretaris.
De intentie achter de nieuwe statuten was onder andere ook op formele wijze digitaal te kunnen communiceren met onze leden. Daarvoor is het nodig dat we van de leden de actuele e-mailadressen kennen. Wettelijk zijn we verplicht de leden in persoon uit te nodigen. Het sturen van brieven via de post is niet alleen een hele tijdrovende bezigheid, maar voor de club ook een dure oplossing. Bij deze doe ik graag onze oproep aan de leden om te zorgen dat uw e-mailadres actueel is. Dat gaat heel eenvoudig op de ledenpagina van de website.
Implementatie CRM-systeem
Voor nu hoop ik dat we met een nieuwe voorzitter de komende periode mooie stappen voorwaarts kunnen zetten. We hebben een drukke agenda. Zo moet het huishoudelijk reglement weer op orde komen zodat het aansluit bij de nieuwe statuten. Zoals hierboven beschreven is de wens van het bestuur om beter met de leden in contact te komen, maar ook om leden zelf beter in contact met elkaar te laten komen. Daarom zijn wij op zoek naar een zogenaamd CRM-systeem (customer relationship management).
Hiermee kunnen leden onderling communiceren, gegevens uitwisselen van bijvoorbeeld auto’s, maar ook inschrijven voor bijvoorbeeld evenementen of een oproep doen. De selectie is inmiddels gedaan. De aanpak voor het vervolg is: eerst proefdraaien en bij voldoende draagkracht onder de leden stapsgewijs implementeren.
2024 lustrumjaar
Om niet te vergeten, we hebben dit jaar een lustrumjaar. Onze club bestaat sinds 1979, dus 45 jaar. Naast een voorjaars- en najaarsevenement zijn wij van plan meer activiteiten te organiseren zoals bijvoorbeeld weer een rit op het circuit van Zandvoort (mei) en een nieuwe editie van de Routes D’S Ducs (oktober). Bovendien starten wij dit jaar op de website met het ontsluiten van het digitale archief van de club.
Maar eerst beginnen we de eerste week januari met de telling van onderdelen in het magazijn. Houd de agenda’s in het clubblad en op de website in de gaten om op de hoogte te blijven.
Hans Bohlmeijer
vice-voorzitter
